Thói quen của Toyota – Nghệ thuật nâng cao năng suất công việc

“Trong những năm gần đây, việc phải kéo dài thời gian làm việc trở thành một vấn đề xã hội của Nhật Bản. Vì thế, việc “cải cách phương pháp làm việc” nhằm giảm bớt thời gian thêm giờ trở nên cấp thiết. Tuy nhiên, không vì thế màgây ảnh hưởng xấu đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Do đó, nhiều công ty đã bắt đầu áp dụng các cơ chế nhằm làm nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Nói cách khác là giúp nhân viên làm việc thông minh hơn.
Theo tài liệu của OECD (Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế), trong năm 2015 năng suất của lao động Nhật Bản trên một đơn vị thời gian là 42.1$, tương đương với 60% của người Mỹ. Nhật Bản chỉ được xếp khá thấp ở vị trí 20 trong số tổng 35 quốc gia trong bảng xếp hạng của OECD.
Quãng thời gian trước và sau chiến tranh, hãng xe hơi Toyota luôn trong nằm trong tình trạng khó khăn trong kinh doanh, nhưng với phương thức sản xuất Toyota bao gồm: “Just in time”, “tự động hoá”, “phương thức Kanban”, “Kaizen”…họ đã nâng cao được năng suất.
Chính nhờ những nỗ lực hàng ngày để xây dựng cơ chế nâng cao năng suất, Toyota trở thành một trong những doanh nghiệp toàn cầu đại diện cho Nhật Bản, và có thể sánh vai các doanh nghiệp lớn trên thế giới.
Những người làm việc ngoài ngành sản xuất hay trong doanh nghiệp vừa mà nhỏ có lẽ sẽ có suy nghĩ “vì chúng tôi không phải là một doanh nghiệp lớn như Toyota nên năng lực có hạn”.
Tuy nhiên, ngay cả đối với những người làm việc trong văn phòng hay ngành dịch vụ, ngành bán lẻ, ngành xây dựng…, việc nâng cao năng suất là một thách thức rất lớn. Nếu không tìm ra một phương pháp hiệu quả, họ sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì công việc kinh doanh.
Ngay cả với mức độ cá nhân, nếu tiếp tục làm việc với năng suất thấp sẽ không thể nâng cao thành quả như mình mong muốn và sẽ dần bị đồng nghiệp bỏ xa. Hơn nữa, thời gian dành cho công việc thực sự mình muốn làm sẽ bị giảm đi.
Ngược lại, nếu có thể tiến hành công việc với hiệu suất cao, sẽ có thể dễ dàng đưa ra thành quả. Hơn hết, tình trạng làm thêm giờ trong trạng thái uể oải sẽ không còn, chúng ta sẽ có thêm thời gian để thử thách với những công việc ở mức độ cao hơn. Thời gian cho sở thích cá nhân, gia đình, học tập cho tương lại cũng tăng lên, nhờ đó khả năng thăng tiến cũng cao hơn.
Tại Toyota, dữ liệu cho thấy để sản xuất một chiếc xe hơi chỉ mất 57-58 giây. Mặt khác, lợi nhuận thuần công ty đạt đến 1831 tỷ yên (tính tại thời điểm tháng 3 năm 2017).
Đương nhiên, không phải ngay từ đầu Toyota có thể sản xuất với năng suất cao như vậy. Trong bối cảnh đó, đã sinh ra những “thói quen” được thực hiện từng ngày bởi nhân viên Toyota.
Tuy nhiên, những thói quen này không đơn thuần chỉ là “thao tác” giúp nâng cao chất lượng và tốc độ công việc. Bởi nếu chỉ nâng cao chất lượng và tốc độ bao nhiêu đi nữa lại làm phát sinh một vấn đề mới thì sẽ không có ý nghĩa, và nếu chỉ đơn thuần là thao tác thì chỉ cần dậy cho robot cũng có thể thực hiện.
Những thói quen thực hiện được tại Toyota là không chỉ giúp nâng cao tính sản xuất mà còn phải sản sinh ra “giá trị gia tăng”. Tại công xưởng Toyota, những suy nghĩ, bí quyết, cơ chế, hệ thống đào tạo con người được tích luỹ qua thời gian và được gọi dưới tên “Phương thức Toyota”. Đây chính là “trí tuệ” được nuôi dưỡng trong công xưởng sản xuất, và thực hiện hàng ngày như những thói quen tại nơi làm việc chứ không phải là lý luận xuông trên giấy tờ.
Chính trong những “thói quen” đã được thừa kế liên tục từ cấp trên đến cấp dưới, từ người đi trước đến người sau, chẳng phải là những gợi ý giúp nâng cao hiệu quả công việc, sản sinh “giá trị gia tăng”? Khi ý thức được vấn đề này, chúng tôi đã quyết định viết ra cuốn sách này.
Khi bạn nghĩ rằng “Tôi muốn làm việc với năng suất cao hơn” “Tôi muốn có một nhóm có thể nâng cao giá trị gia tăng cao hơn” thì chúng tôi chắc chắn rằng những phương pháp tư duy, cơ chế, cách tiến hành công việc mà Toyota đang thực hiện như một thói quen sẽ trở thành một nguồn tham khảo hữu ích.
Tuy nhiên, nếu phân tích quá trình sản xuất xe hơi sẽ có nhiều nguyên lý – nguyên tắc có thể ứng dụng rộng rãi cho các ngành nghề khác.
Trong trường hợp công xưởng sản xuất, mỗi nhân viên đều vắt óc suy nghĩ để phấn đấu từng ngày “phải sản xuất ra chiếc xe tốt hơn”. Khi đó, không liên quan đến quy mô doanh nghiệp, họ sẽ tự giác duy trì “thói quen” như được kết tinh từ trí tuệ trong công xưởng.
Cuốn sách “Những thói quen tại Toyota” mà tôi sẽ giới thiệu trong cuốn sách này không chỉ được áp dụng tại Toyota. Đây là những nguyên lý – nguyên tắc có tính phổ biến có thể áp dụng bất kể ngành nghề hay bất kỳ doanh nghiệp nào.
Không chỉ những người làm việc tại công xưởng sản xuất, tôi tự tin đấy là những bí quyết phương pháp tư duy ngay cả đối với những người làm việc văn phòng.
Thực tế, tại những doanh nghiệp được chỉ đạo từ các nhà tư vấn OJT Solutions xuất thân tại Toyota không chỉ là nơi sản xuất trong nước, mà còn doanh nghiệp bán lẻ, xây dựng, tiền tệ, bảo hiểm, buôn bán, dịch vụ (cơ quan y tế, trang bị phúc lợi, khách sạn…). Rộng rãi hơn là những doanh sản xuất nước ngoài. Chúng tôi đang nâng cao thành quá to lớn của mình trên nhiều khu vực, ngành nghề, nghề nghiệp. Rõ ràng đây không phải bí quyết, phương pháp tư duy chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn như Toyota.
Tuy nhiên, trong loạt sách đã ra mắt trước đây, chúng tôi đã giới thiệu nhiều thói quen như: “7 lãng phí” “5S: Sàng lọc – Sắp xếp – Dọn dẹp – Sạch sẽ – Tuân thủ” “5 lần hỏi tại sao”…nên trong cuốn sách sẽ được lược bỏ. Về những câu chuyện cũ sẽ được tóm tắt ngắn gọn, thay vào đó chúng tôi sẽ tập trung vào những thói quen phù hợp với hiện tại. Thêm vào đó, nếu bạn kết hợp cuốn sách này với cuốn “Tổng thể về cơ bản công việc tại Toyota” (Kadokawa), tôi nghĩ bạn sẽ hiểu sâu hơn nội dung liên quan đến thói quen tại Toyota
Nếu nội dung cuốn sách này có ích cho việc nâng cao năng suất, giúp công việc của bạn suôn sẻ hơn thì với chúng tôi không có gì hạnh phúc hơn”.
OJT SOLUTIONS